一家拥有800名员工的连锁零售企业，全国120余家门店，合同到期时间分散，HR部门仅3人，常遗漏续签，最长逾期45天，存在用工风险。
合同到期时间分散，Excel管理易遗漏；续签流程缺乏标准化，各区域执行不统一；续签材料分散，催收耗时；关键岗位因通知不及时而流失。
建立自动提醒系统，提前60天通知；设计标准化续签材料包；优化续签流程为五个步骤并设定责任人；提供培训与操作手册。
梳理800份合同信息录入系统；设置三级提醒机制（60天、30天、7天）；每周进度会议；为门店经理提供培训；运行一个完整周期。
续签及时率从不足70%提升至100%，HR处理耗时降低75%，全年无用工风险事件，客户续签并扩展服务范围。
评分反馈
评分、星级和项目反馈在案例页继续可见
连锁零售企业合同续签管理案例 的项目背景、执行过程和成效反馈与首页评论证据一起呈现，便于核对客户身份、评论原文和成效摘要。
维谷帮我们把散乱的档案整理得井井有条，还设置了到期提醒，现在审计再也不用临时抱佛脚了。
制度文件版本混乱的问题困扰我们很久，维谷梳理后，员工签收记录完整，更新通知也及时了。
800份合同续签提醒，维谷帮我们实现了零遗漏，提前通知和模板支持太省心了。
年度审计前我们很紧张，维谷的专业自查清单和补充支持让我们顺利通过，省了很多时间。
结构化数据
项目过程与执行记录
本表记录项目从数据梳理到稳定运行的四个关键阶段，包括各阶段难点、执行动作、过程记录和阶段结果，帮助客户了解项目推进细节。
| 阶段 | 难点 | 执行动作 | 过程记录 | 阶段结果 |
|---|---|---|---|---|
| 数据梳理与录入 | 800份合同信息分散在Excel和纸质档案中 | 逐一核对并录入提醒系统 | 完成800条合同记录，按门店和岗位分类 | 数据准确率100%，系统可正常提醒 |
| 系统配置与培训 | 部分门店经理不熟悉系统操作 | 组织线上培训，制作操作手册 | 完成3场培训，覆盖全部门店经理 | 门店经理掌握系统使用方法 |
| 试运行与调整 | 初期通知被忽略，流程执行不到位 | 增加二次提醒，每周进度会议 | 前两个月持续跟踪，优化提醒机制 | 续签流程顺畅运行 |
| 稳定运行与验收 | 无重大难点 | 持续监控，提交项目报告 | 全年800份合同无一漏签 | 续签及时率100%，客户验收通过 |
结构化数据
结果变化与客户反馈
本表对比项目前后关键指标的变化，并收录客户反馈和证据记录，直观展示服务效果。
| 指标 | 前期状态 | 完成后 | 反馈 | 证据 |
|---|---|---|---|---|
| 续签及时率 | 不足70%，每月有遗漏 | 100%，全年无漏签 | HR负责人：'系统自动提醒，心里踏实多了。' | 续签完成统计表显示全部按时签署 |
| HR处理耗时 | 每人每周8小时跟踪续签 | 每人每周2小时，效率提升75% | 区域经理：'标准化材料包减少了沟通时间。' | 工时统计表对比 |
| 用工风险事件 | 存在合同逾期风险，最长45天 | 全年零风险事件 | 管理层：'合规风险显著降低。' | 项目报告中的风险记录 |
确认清单
沟通前后需要继续确认的问题
主要适用于员工数量较多（100人以上）、合同到期时间分散、缺乏系统化提醒机制的企业。特别适合连锁零售、制造、物流等人员流动性较大、门店或分支机构较多的行业。
企业只需指定一名HR对接人，负责提供员工合同数据和确认流程。维谷团队负责系统配置、流程设计和培训，日常提醒和跟踪由系统自动完成，HR仅需按流程执行签署即可。
案例说明
客户背景
本次案例的客户是一家总部位于华南的连锁零售企业，在全国拥有超过120家门店，员工总数约800人。企业处于快速扩张阶段，每年新开门店10-15家，员工流动性较高，劳动合同管理成为HR部门的一大挑战。
该企业的员工结构包括门店销售人员、仓储物流人员、区域管理人员和总部职能人员。劳动合同的签订期限从1年到3年不等，到期时间分散在全年各个月份。HR部门仅有3名专员，日常还要处理招聘、考勤、薪酬等事务，难以对合同到期节点做到逐一跟踪。
在合作前，企业曾多次出现合同到期后未及时续签的情况，最长一次逾期达45天。虽然未引发劳动仲裁，但管理层意识到这构成了潜在的用工风险，决定寻求外部专业服务来系统解决合同续签管理问题。
案例说明
需求难点
该企业面临的核心问题是合同到期时间高度分散，HR难以做到全面覆盖。800名员工的合同到期日期分布在12个月中，每月平均有60-70份合同需要处理，高峰期可达100份以上。HR专员仅靠Excel表格记录，容易遗漏或记错日期。
第二个难点在于续签流程缺乏标准化。门店员工合同续签需要区域经理协助沟通，但各区域执行方式不统一，有的门店经理提前一个月通知，有的只提前一周，导致员工准备不足，续签效率低下。部分员工甚至因为通知太晚而拒绝续签，造成关键岗位流失。
此外，续签所需的材料（如续签合同文本、岗位说明书、薪资确认单等）分散在不同部门和门店，HR需要反复催收和核对，耗费大量时间。企业曾尝试引入HR系统，但现有系统只支持固定到期日提醒，无法灵活适配不同岗位的续签周期和流程。
案例说明
方案选择
维谷团队在深入了解客户情况后，提出了一套以自动提醒为核心、辅以标准化模板和流程优化的综合方案。方案的核心是建立合同续签自动提醒系统，提前60天向HR和门店经理发送通知，并按照时间节点分阶段推送提醒，确保每个环节都有充足时间处理。
针对续签材料分散的问题，我们设计了标准化的续签材料包，包括续签合同模板、岗位变更确认书、薪资调整单等，统一存放在云端共享文件夹，HR和门店经理可随时下载使用。同时，为每个门店设置固定的续签联系人，确保通知和材料传递到人。
方案还包含了流程优化建议：将续签流程分解为通知、沟通、确认、签署、归档五个步骤，每个步骤设定完成时限和责任人。维谷提供流程文档和培训材料，帮助企业快速落地。客户经过内部评估后，认为该方案投入成本低、见效快，且不依赖大型IT系统改造，最终选择实施。
案例说明
合作过程
项目启动后，维谷首先对企业的合同数据进行了全面梳理。我们将800名员工的合同信息（包括签订日期、到期日期、岗位、门店等）录入提醒系统，并按照门店和岗位分类建立档案。同时，与各区域经理沟通确认续签联系人名单，确保通知能够准确触达。
在系统配置阶段，我们设定了三级提醒机制：提前60天发送首次提醒给HR和门店经理，包含续签人员名单和材料清单；提前30天发送二次提醒，并附上续签进度跟踪表；提前7天发送紧急提醒，标注尚未完成沟通的合同。所有提醒通过邮件和企业微信同步发送，确保信息不遗漏。
实施过程中，维谷团队每周与客户HR召开一次进度会议，跟踪续签完成情况，及时处理异常问题。例如，在第一个月，我们发现部分门店经理对系统操作不熟悉，导致通知被忽略。我们随即为门店经理组织了线上培训，并制作了操作手册。经过两个月磨合，续签流程基本顺畅运行。
案例说明
验收反馈
经过一个完整的合同续签周期（12个月）的运营，项目取得了显著成效。续签及时率从合作前的不足70%提升至100%，全年800份合同无一漏签。HR部门处理续签的平均耗时从每人每周8小时降低至2小时，效率提升75%。
客户HR负责人表示：'以前每到月底就担心有合同到期没发现，现在系统自动提醒，我们按流程走就行，心里踏实多了。'区域经理也反馈，标准化材料包减少了与HR反复沟通的时间，续签沟通更加顺畅。企业全年因合同到期未续签导致的用工风险事件降为零。
在项目验收阶段，维谷向客户提交了完整的项目报告，包括续签完成统计表、异常处理记录和流程优化建议。客户对服务表示高度认可，并决定将维谷的提醒服务扩展到员工证件到期管理（如健康证、上岗证等），进一步扩大合作范围。
案例说明
后续支持
项目上线后，维谷为客户提供了持续的技术支持和流程优化服务。每季度对提醒系统进行数据备份和检查，确保合同信息准确无误。同时，根据企业人员变动情况，定期更新合同数据库，新增员工自动纳入提醒范围。
针对企业新开门店的需求，维谷将续签管理流程标准化为可复用的模板，新门店开业时可直接套用，无需重新配置。我们还为客户提供了年度合规检查服务，帮助HR部门提前发现潜在问题，确保用工管理始终符合法规要求。
客户对后续支持服务表示满意，并主动向同行推荐维谷的服务。目前，该企业已与维谷续签了年度服务合同，并将服务范围扩展至制度文件管理和员工档案电子化。这一案例也成为维谷在连锁零售行业的标杆项目，为同类企业提供了可复制的解决方案。